Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ist komplex: Es bedarf der Kenntnisse und Kompetenzen in Gesprächsführung für BEM-Gespräche und in verschiedenen Rechtsgebieten. Bei Letzteren bedarf es insbesondere solider Grundkenntnisse in Sozialrecht, Arbeitsrecht und Datenschutz. Im folgenden Blog-Beitrag soll es um einen Aspekt des Datenschutzes gehen: Was gehört in die BEM-Akte und was darf in die Personalakte aufgenommen werden?
Rechtssichere BEM-Verfahren im betrieblichen Eingliederungsmanagement
Für die Unternehmen und die verunsicherten erkrankten Mitarbeiter ist wichtig: Nur so viele Informationen wie unbedingt nötig! Prinzipiell dürfen ausschließlich nur Informationen und Daten gesammelt und aufgenommen werden, die für ein gezieltes und wirksames BEM-Verfahren unentbehrlich sind, um die Arbeitsfähigkeit des Arbeitnehmers wieder herzustellen.
BEM & Datenschutz: Der erkrankte Mitarbeiter muss über die zu erhebenden Daten, die dahinterstehenden Zwecke und Ziele aufgeklärt werden
Dem erkrankten Mitarbeiter muss dargestellt werden, welche bedeutsamen Krankheitsdaten, die als sensible Informationen gelten, erfasst und aufbewahrt werden. Es ist deutlich zu machen, zu welchem Zweck diese Daten dem Arbeitgeber zugänglich gemacht und dass lediglich Informationen erfasst werden, die erforderlich sind, um ein effektives BEM zur Förderung der Genesung und Gesunderhaltung der betroffenen Person durchzuführen. Dies geht aus einer Entscheidung des Arbeitsgerichts Ulm vom 20.01.2017 (ArbG Ulm 5 Ca 346/16) hervor. Die Einwilligungserklärung, die das Unternehmen verwendet, muss den Zweck der Datenerfassung, Datenverarbeitung oder Datennutzung, zur Durchführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements zweifelsfrei darlegen. Es ist von höchster Wichtigkeit, die strenge Zweckbindung einzuhalten, sodass die im Zusammenhang mit dem BEM gesammelten, verarbeiteten oder genutzten Daten keinesfalls für andere Zwecke verwendet werden dürfen. Aufgrund dieser klaren Zweckbindung werden die BEM-Akte und die Personalakte immer separat aufbewahrt.
Was darf in die BEM-Akte?
Erforderliche Gesundheitsdaten, die im Zuge eines BEM-Verfahrens von Relevanz sind, dürfen in einer BEM-Akte gespeichert werden, wenn der betroffene Beschäftigte über die Art und den Umfang der Datenspeicherung informiert wurde und seine Einwilligung dazu gab. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass eine vollständige Übertragung der BEM-Akte in die Personalakte nicht durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gedeckt ist. Sensible Gesundheitsdaten müssen stets besonders sicher aufbewahrt werden. Der Zugriff auf die BEM-Akte sollte ausschließlich den direkt am Verfahren beteiligten Personen gewährt werden, wobei die Namen der Zugriffsberechtigten in der BEM-Akte verzeichnet sein sollten. Es wird dringend empfohlen, die BEM-Akte in einem verschlossenen Schrank aufzubewahren, bei einem digitalisierten BEM-Prozess auf einem separaten Laufwerk zu speichern.
Was darf aus einem BEM-Verfahren in die Personalakte aufgenommen werden?
In die Personalakte werden lediglich folgende Unterlagen aufgenommen: das Informationsschreiben zum BEM-Verfahren, Information über das Erreichen der Frist, die Zustimmung oder Ablehnung des erkrankten Mitarbeiters in Bezug auf das BEM, einschließlich relevanter Datenschutzerklärungen, Dokumentationen von BEM-Maßnahmen, die in den Zuständigkeits- und Einflussbereich des Arbeitgebers fallen und darauf abzielen, Arbeitsunfähigkeit zu überwinden oder zu verhindern, sowie der BEM-Abschlussbericht. Diagnosen oder medizinische Daten dürfen nicht zur Personalakte genommen werden.
BEM-Daten, die nur durch ausdrückliches Einverständnis des erkrankten Mitarbeiters in die Personalakte dürfen
Daten, die nicht in die Personalakte gelangen dürfen und für deren Erhebung ausdrücklich die Zustimmung des Beschäftigten erforderlich ist, sind beispielsweise ärztliche Aussagen und Gutachten zur Klärung von Krankheitsursachen, insbesondere dann, wenn eine Verbindung zwischen konkreten Arbeitsbedingungen und krankheitsbedingten Fehlzeiten besteht. Wenn die Möglichkeit besteht, dass betriebliche Gegebenheiten Einfluss auf die Arbeitsunfähigkeitszeiten haben, benötigt der Arbeitgeber Informationen von den betreffenden Beschäftigten, um gemeinsam mit allen Beteiligten angemessene Maßnahmen zur Behebung zu prüfen. Zu den Informationen bzw. Daten, deren Erhebung der ausdrücklichen Zustimmung des Erkrankten zählen, gehören Gesprächsnotizen und Protokolle des BEM-Teams, solche über den Verlauf der medizinischen Behandlung und den aktuellen Gesundheitszustand des Beschäftigten, Stellungnahmen von Rehabilitationsträgern oder des Integrationsfachdienstes oder Aussagen bzw. Daten zu den gesundheitlichen Einschränkungen und deren Auswirkungen auf die Einsatzmöglichkeiten am Arbeitsplatz. Dies ist erforderlich, um geeignete BEM-Maßnahmen planen zu können, da es wichtig ist, die individuellen Einschränkungen einer Person zu kennen und gegebenenfalls darauf zu reagieren.
Nach Abschluss des BEM-Verfahrens werden die Gesundheitsdaten und die „BEM-Akte“ entweder vernichtet, gelöscht oder dem Beschäftigten zur eigenen Verwendung übergeben.
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Fotos: © Manfred Baumert / Kassel, 2023
Über den Autor
Der Autor ist Absolvent eines MBA-Studienganges und verfügt über ein Diplom der Betriebswirtschaftslehre und der Pädagogik. Mehrjährige Ausbildung und Tätigkeit in der Krisenintervention, verschiedene Positionen als Geschäftsführer und Führungskraft, 10 Jahre lang ehrenamtlicher Richter am Arbeitsgericht und seit 2012 Geschäftsführer und Gesellschafter der 2benefit GmbH Personalberatung aus Kassel.
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