Externes Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

Erfolgreiche BEM-Verfahren & BEM-Gespräche gegen Fehlzeiten und Fachkräftemangel.

Vorteile von externen BEM Verfahren

BEM Verfahren mit externen BEM-Beratern haben nicht nur für kleinere oder mittelständische Unternehmen (KMU) und ihre Mitarbeiter Vorteile, die nicht über ein Betriebliches Gesundheitsmanagement verfügen. Nachhaltig wirksames BEM sorgt dafür, dass Beschäftigte frühzeitiger ihre Arbeitsfähigkeit zurückerhalten, es reduziert krankheitsbedingte Fehlzeiten und senkt Personalkosten. BEM verringert die Wechselbereitschaft und Abwanderung von Fachkräften, erhöht die Mitarbeiterbindung, bindet hochqualifizierte Mitarbeiter und zeigt gegebenenfalls Potenzial zur Verbesserung der Arbeitsprozesse und -bedingungen auf. Externes BEM verringert Zeiten der beruflichen Rehabilitation, fördert Reintegration und Wiedereingliederung, ist ein Beitrag zu stärkerer Produktivität und Wertschöpfung, sichert Arbeitsplätze und ist ein konkret messbarer betrieblicher Beitrag gegen den Fachkräftemangel.

Betriebliches Eingliederungsmanagement: ein Verfahren zur frühzeitigen Rückkehr langzeit- oder zur Prävention wiederholt kurzzeiterkrankter Mitarbeiter

Betriebliches Eingliederungsmanagement soll Beschäftigten mit längeren oder häufigeren kürzeren Arbeitsunfähigkeitszeiten eine rasche Rückkehr ins Unternehmen ermöglichen. Mit dem „BEM-Gesetz“ verfolgt der Gesetzgeber drei Ziele: Die Überwindung der Arbeitsunfähigkeit, die Vermeidung einer erneuten Arbeitsunfähigkeit sowie den Erhalt des Arbeitsplatzes. Nicht nur für Arbeitnehmer hat ein Verfahren des Betrieblichen Eingliederungsmanagements große Vorteile. Für die Firmen kann es ein sehr effizientes Instrument zur Lösung des Fachkräfte- und Personalmangels sein. Es hält die Hochqualifizierten länger im Unternehmen, verhindert den Abfluss von Wissen und Kompetenzen, erzeugt mehr Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber und damit Mitarbeiterbindung.

Wann ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, ein Verfahren des Betrieblichen Eingliederungsmanagements anzubieten?

Unternehmen sind verpflichtet, ihren MitarbeiterInnen ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten, wenn diese mehr als sechs Wochen bzw. 42 Tage innerhalb von 12 Monaten krankheitsbedingt am Arbeitsplatz fehlen. Dies regelt §167 Abs. 2 Neuntes Sozialgesetzbuch (SGB IX).

Fallbeispiele, in denen Unternehmen ein BEM-Verfahren für Mitarbeiter einleiten

  • Lisa B. verblieb nach einer Bandscheiben-Operation fünf Tage im Krankenhaus. Im Anschluss ist sie zweieinhalb Wochen krankgeschrieben bis sich eine Rehabilitationsmaßnahme von vier Wochen anschließt.
  • Phillip M. litt Ende des Kalenderjahres 2021 unter massiven Erschöpfungszuständen, die sich bis in 2022 fortsetzten. Es wurde ein Burnout diagnostiziert. Herr M. wurde durch das Betriebliche Gesundheitsmanagement von der Möglichkeit eines externen BEM-Verfahrens informiert. Er kann jedoch nur 39 Arbeitstage durch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung belegen, drei Tage hatte er sich ohne AU-Bescheinigung krankgemeldet. Er erfährt, dass auch das zur Einleitung eines BEM-Verfahrens berechtigt.
  • Anna K. fällt an einzelnen Tagen immer wieder mit verschiedensten Diagnosen krankheitsbedingt aus: Erschöpfungszustände, starke Muskelschmerzen, Antriebslosigkeit bis hin zu massiven depressiven Verstimmungen. Übergreifendes Merkmal ist die vielfältige Symptomatik und ungewöhnliche Häufung einzelner Krankheitstage, die insgesamt sechs Wochen übersteigen und die nach einer Corona-Infektion auftraten. Ein Spezialist diagnostizierte Post-Covid. Anna K. wartet nach Einleitung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements, das Klarheit schuf, auf die berufliche Rehabilitationsmaßnahme in einer Spezialklinik in Heiligendamm.
  • Dennis N. fällt durch sozialen Rückzug und in Episoden auch mit Depressionen auf. Am Arbeitsplatz kam es vereinzelt zu Problemen durch plötzliche Aggressionen. Es kommt zu deutlich mehr als 42 Tagen krankheitsbedingter Fehltage innerhalb von 12 Monaten, auch durch „Kuren“. Im Ablauf des Betrieblichen Eingliederungsmanagrements wurde durch einen Facharzt diagnostiziert, dass eine posttraumatische Belastungsstörung (PTBS) als Folge eines Verkehrsunfalls vorliegt.
  • Führungskraft Jan K. arbeitet seit der Corona-Pandemie vermehrt remote. Anfänglich vereinzelt auftretende Gefühle von Leere und Sinnlosigkeit führten im Verlauf zu massiver Erschöpfung, die als Burnout klassifiziert wurden. Das Personalwesen initiierte schon vor der Auslöseschwelle eines BEM-Verfahrens von sechs Wochen bzw. 42 Tagen ein BEM-Verfahren in Absprache mit Jan K. So erfuhr er bei einem vergleichsweise kurzen Aufenthalt in einer psychosomatischen Klinik mit anschließender betrieblicher Wiedereingliederung, dass Remote Work und hybride Führung gar nicht so selten Auslöser für Erschöpfungszustände und Antriebslosigkeit sind.

BEM-Verfahren: Hohe Quote der Mitarbeiterbindung von Hochqualifizierten

Zahlen des Statistischen Bundesamtes und der Krankenkassen beweisen es: Es sind die Hochqualifizierten, die länger im Erwerbsleben stehen. Das Statistische Bundesamt dazu: „So waren 2021 Hochqualifizierte in der Altersgruppe der 60- bis 64-Jährigen mit einer Erwerbstätigenquote von 72 % deutlich häufiger am Erwerbsleben beteiligt als Geringqualifizierte (48 %).“

Ältere Mitarbeiter sind nicht unbedingt häufiger krank als jüngere, fallen in der Regel aber deutlich länger aus. In Zeiten des sich weiter radikal verschärfenden Führungs- und Fachkräftemangels durch die demografische Entwicklung kommt dem betrieblichen Eingliederungsmanagement eine erhebliche Bedeutung zur Lösung des betrieblichen Fachkräftemangels zu. Gleichzeitig zeigen die obigen Zahlen, dass ein erhebliches Potenzial besteht, geringqualifiziertes Personal in den Unternehmen zu entwickeln und zu halten.

Erfolgsfaktoren für das BEM Verfahren durch externe BEM-Berater oder intern durch das Betriebliche Gesundheitsmanagement

Erfolgsentscheidend für ein Verfahren des Betrieblichen Eingliederungsmanagements sind vor allem möglichst umfassende und tiefgehende Kenntnisse über das regionale Gesundheits- und Sozialwesen, des Sozial- und Arbeitsrechts und innerhalb des  BEM-Verfahrens die professionelle Durchführung vertrauensschaffender BEM-Gespräche. Die BEM Gespräche haben darüber hinaus eine noch stärkere Relevanz beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement von Mitarbeitern, die unter psychischen Störungen oder Erkrankungen leiden oder davon bedroht sind (BEMpsy). Sie profitieren von Eingliederungsberatern, die in professioneller Gesprächsführung ausgebildet sind.

Ablauf eines sechsstufigen externen BEM-Verfahrens durch die BEM-Beauftragten der 2benefit GmbH Personalberatung Kassel

Das BEM Verfahren setzt ein, nachdem das Unternehmen den Mitarbeiter über die Möglichkeiten und Ziele eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) informierte und dieser seine Zustimmung gab.

Datenschutzkonforme Einladung zum BEM-Erstgespräch

Die uns beauftragenden Unternehmen übermitteln uns die Namen und Daten der MitarbeiterInnen, die die Kriterien des §167 Abs. 2 SGB IX erfüllen. In deren Auftrag und mittels dessen Briefkopf wird den MitarbeiterInnen ein Angebot im Zuge eines BEM-Verfahrens unterbreitet und bei ausbleibender Rückmeldung nochmals kontaktiert.

BEM-Erstgespräch: Information, Situationsanalyse, Maßnahmeziele

In dem BEM-Erstgespräch sollen dem Mitarbeiter die Ziele eines BEM-Verfahrens und die Erforderlichkeit und der Umgang mit seinen personenbezogenen Daten und Informationen dargelegt werden. Dabei werden auch die Rechte des Beschäftigten im Verfahren des betrieblichen Eingliederungsmanagements thematisiert. Wenn der Beschäftigte die Teilnahme einer Person der Interessenvertretung und/oder eine des Vertrauens wünscht, wird dies in Abstimmung mit diesen Teilnehmern frühzeitig durch uns koordiniert. Gemeinsam erfolgt eine individuelle Situationsanalyse und gemeinsames Verständnis darüber. Fragen, Voreingenommenheit und etwaigen Ängsten des Mitarbeiters wird entsprechend Raum gegeben, der selbst Vorschläge oder Anregungen dazu einbringen kann, wie Ziele eines BEM-Verfahrens erfolgreich erreicht werden können.

BEM-Fallmanagement: weitere BEM Gespräche, Koordination und Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen

Die Arbeit mit dem erkrankten Mitarbeiter erfolgt lösungs- und ressourcenorientiert, weitere Termine werden vereinbart und mit ggf. mit weiteren Teilnehmenden koordiniert. Es wird versucht, die Quellen und Ursachen auf der persönlichen und ggf. auch betrieblichen Ebene für die Auswirkungen der Erkrankung zu ermitteln. So wird versucht, die dominierenden Einschränkungen der Leistungsfähigkeit, aber auch das vorhandene Potenzial des Mitarbeiters festzustellen, aus dem sich Perspektiven, daraus ableitend Ziele und Lösungsvorschläge für ihn ergeben. Sinnvoll kann es bspw. sein, den Betriebsarzt oder das Integrationsamt nach vorheriger Zustimmung durch den Beschäftigten hinzuzuziehen. Die auf dieser Grundlage von den Beteiligten angeregten und eingebrachten Eingliederungsmaßnahmen werden zusammen mit dem Mitarbeiter auf ihre zielführende Erreichung abgestimmt und in einem abschließenden Prozess in einem Maßnahmenplan für alle BEM-Beteiligten des BEM-Verfahrens verschriftlicht und damit verbindlich. Dazu zählt auch, dass der BEM-Beauftragte die Mitbestimmungsverfahren der Betriebspartner achtet und berücksichtigt. Die aus diesem Eingliederungsmaßnahmenplan zu erfolgenden Umsetzungsschritte werden dem Unternehmen zur Genehmigung innerhalb einer Frist vorgelegt. Die Umsetzung der Maßnahmen wird durch unseren externen BEM-Berater im Zuge des Fallmanagement gesteuert.

Rückkehr erkrankter Mitarbeiter an den Arbeitsplatz

Auch und gerade mit Rückkehr an den Arbeitsplatz stehen die BEM-Berater dem Unternehmen und dem Mitarbeiter zur Verfügung, um einen nachhaltigen Erfolg des betrieblichen Eingliederungsmanagements zu begünstigen.

Beendigung des externen BEM-Verfahrens durch das Abschlussgespräch mit dem Mitarbeiter und dem Unternehmen

Wenn die Fehlzeiten dauerhaft unter die Sechs-Wochen-Grenze gesunken sind (§ 84 Abs. 2 Satz 1 SGB IX), die Maßnahmeteilnehmer die Beendigung erklären, oder das Arbeitsverhältnis endet, ist das BEM-Verfahren abgeschlossen oder aber, eine Wiedereingliederung des Arbeitnehmers ist aufgrund der Einschätzung externer kompetenter Berater wie bspw. denen des Integrationsamtes, nicht erreichbar.

In dem Gespräch geht es um einen Abgleich der Ziele mit dem Zielerreichungsgrad, der Wirksamkeit des BEM-Verfahrens und der Maßnahmen zur Sicherung des Eingliederungserfolges.

Ende des sechsstufigen BEM-Prozesses: Abschlussbericht zum externen BEM-Verfahren an das Unternehmen

Dem Unternehmen geht ein Abschlussbericht über das externe Betriebliche Eingliederungsmanagement zu.

Entscheidend im BEM-Verfahren: professioneller Ablauf der BEM-Gespräche durch den BEM-Berater

Ob BEM-Erstgespräch oder alle darauf folgenden BEM Gespräche: Sie tragen erheblich zum Erfolg des gesamten BEM-Verfahrens bei. Hier besteht auch der bedeutsame Vorteil der Einschaltung externer BEM-Berater: Denn welche Unternehmen verfügen über Mitarbeiter, die im besten Fall aufgrund eines pädagogischen oder psychologischen Studiums über Kompetenzen in Gesprächsführung und mehrjährige Beratungserfahrung in der Praxis verfügen?

Gute BEM-Gespräche berücksichtigen, dass Erkrankungen, insbesondere, wenn sie den Bereich psychischer Störungen oder psychischer Erkrankungen (BEMpsy) betreffen, der Sensibilität und eines hohen Maßes an Empathie bedürfen. Verfügt der externe BEM Berater nicht nur über Kenntnisse zu Diagnosen, sondern auch noch über Erfahrungen im Umgang mit Betroffenen: umso besser!

Fazit: BEM ist ein Tool gegen hohe Fehlzeiten und den betrieblichen Fachkräftemangel

Ein Betriebliches Eingliederungsmanagement verringert hohe krankheitsbedingte Fehlzeiten, senkt Personalkosten, steigert die Produktivität und Wertschöpfung, zeigt gegebenenfalls Optimierungspotenzial bei Arbeitsprozessen und -bedingungen auf, erzeugt Mitarbeiterbindung, hält Hochqualifizierte, Wissen und Kompetenzen im Unternehmen und leistet einen konkret messbaren Beitrag gegen den betrieblichen Fachkräftemangel.

Die 2benefit GmbH Personalberatung Kassel unterstützt Sie mit externen BEM-Beratern nicht nur in der Region Nordhessen, Südniedersachsen bis hin in den Hochsauerlandkreis, sondern auch bundesweit. Sie profitieren von unserer besonderen Vorgehensweise: Erfolgsentscheidend ist nach unserer Überzeugung nicht allein, Gesundheitsdienstleister oder Einrichtungen des Sozialwesens in der Region zu kontaktieren, sondern die kompetenten unter ihnen und innerhalb dieser die langjährig bewährten Mitarbeiter dieser Träger zu kennen. Mit solch internen Kenntnissen in der Region ausgestattet und eingesetzt, wirkt ein BEM Verfahren nachhaltig und erfolgreich für die Unternehmen und ihre Mitarbeiter. Darüber hinaus bieten wir externes betriebliches Eingliederungsmanagement auch digitalisiert bundesweit an. In Zeiten von Remote Work generieren unsere bundesweiten Auftraggeber externer BEM-Verfahren Kostenvorteile durch den Entfall von Aufwand, der mit Präsenz-Tätigkeiten verbunden ist.

FAQ: Häufige Fragen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement

Mit dem „BEM-Gesetz“ verfolgt der Gesetzgeber drei Ziele: Die Überwindung der Arbeitsunfähigkeit, die Vermeidung einer erneuten Arbeitsunfähigkeit sowie den Erhalt des Arbeitsplatzes.

In einem in- oder extern durchgeführtes BEM-Verfahren können verschiedene Beteiligte involviert sein: neben dem erkrankten Mitarbeiter, der BEM-Berater, ein Personaler, ggf. der Vorgesetzte, der Betriebsrat, Personalrat, eine Vertrauensperson des Beschäftigten, Betriebsarzt, ein Mitarbeiter des Integrationsamtes, Fachärzte und weitere externe kompetente Fachkräfte aus dem Gesundheits- und Sozialwesen.

Ein BEM-Verfahren hat über die Überwindung und Vermeidung von Arbeitsunfähigkeit und des Arbeitsplatzerhalts einer Fachkraft hinaus noch weitere Vorteile: stärkere Mitarbeiterbindung, hält Hochqualifizierte im Unternehmen, kein Abfluss von Wissen und Kompetenzen, Aufdeckung ineffizienter und belastender Arbeitsprozesse, mehr Wertschöpfung, weniger Personalausfall und geringeren Personalmangel – mithin: BEM ist eine konkret messbare Lösung gegen den Fachkräftemangel.

Das BEM-Verfahren hat für den Mitarbeiter den Vorteil einer rascheren Genesung, der Wiederherstellung der Gesundheit, den Erhalt des Arbeitsplatzes und damit mehr Einkommensstabilität und die Vermeidung eines längerfristigen oder dauerhaften Bezuges von oftmals geringeren Sozialleistungen. Der Chronifizierung von Krankheiten und damit einer Berufs- oder gar Erwerbsunfähigkeit wird vorgebeugt.

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement, kurz BEM genannt, wird vom Betrieblichen Gesundheitswesen oder Personalwesen häufig extern vergeben, über das externe BEM-Verfahren. Externe BEM-Verfahren haben für den erkrankten Mitarbeiter und das beauftragende Unternehmen eine Reihe von Vorteilen: Während sich das Unternehmen auf seine Kerntätigkeiten konzentrieren kann, muss es keine personellen Ressourcen für ein BEM vorhalten und leisten und ist damit auch ein Beitrag gegen eine starre Kostenstruktur im Betrieb. Die externen BEM-Berater werden bei Bedarf abgerufen. Der wiederholt kurzzeit- oder langzeiterkrankte Mitarbeiter hingegen profitiert von der fokussierten Expertise des externen BEM-Beraters zu arbeitsmedizinischen, sozial- und arbeitsrechtlichen Sachverhalten und Kenntnissen über das Sozial- und Gesundheitswesen.

Im Gegensatz zu vielen personalen Dienstleistungen, lassen sich die Erfolge des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) sehr konkret messen. So ist das BEM-Verfahren erst dann abgeschlossen, wenn die Fehlzeiten dauerhaft unter die Sechs-Wochen-Grenze gesunken sind (§ 167 SGB IX). Von vielen Krankenkassen werden jährlich Berichte und Studien zu den durchschnittlichen Krankheitstagen zu bestimmten Krankheitsarten veröffentlicht. Das Betriebliche Gesundheitswesen kann diese zum Benchmark nehmen und damit sehr konkret die Kostenersparnis und den Wertschöpfungsanteil berechnen.

Die Köpfe entscheiden den Wettbewerb!

Führungskräfte gewinnen – stärken – entwickeln